Ziel, Anlass und Budget: zuerst den Rahmen stecken

Bevor du eine Location anfragst oder einen Caterer buchst, müssen zwei Fragen beantwortet sein: Warum feiern wir, und wie viel darf es kosten? Alles andere hängt davon ab.

Welche Anlässe passen zum Sommerfest?

Firmensommerfeste feiern meistens einen konkreten Moment: ein rundes Firmenjubiläum, einen abgeschlossenen Projektmeilenstein oder schlicht den Dank ans Team nach einem langen Halbjahr. Ein Sommerfest ohne konkreten Anlass ist absolut in Ordnung – manchmal ist ein Dankeschön ans Team Grund genug. Sommerfeste mit offenem Programm kommen gut an, weil nicht jede Minute verplant ist und Gespräche einfach entstehen können.

Halte den Anlass schon in der Einladung fest. Das gibt dem Fest eine Bedeutung und hilft beim Budgetantrag.

Budgetplanung: was ein Firmensommerfest kostet

Als grober Richtwert gilt ein Budget von 80 – 150 € pro Person, je nach Location, Catering-Aufwand und Programm. Plane 10 – 20 % Puffer ein, denn Last-Minute-Ausgaben (Zelt bei Regen, zusätzliche Getränkelieferung) kommen fast immer dazu.

Steuerlich relevant: Gemäß § 19 EStG sind Betriebsveranstaltungen bis zu einem Betrag von 110 € je Mitarbeiter steuerfrei, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Liegt der Aufwand pro Kopf darüber, ist nur der übersteigende Teil lohnsteuerpflichtig. Lass das von deiner Steuerabteilung prüfen.

Teile dein Budget früh in Kategorien auf: Location, Catering, Programm, Technik und Reserve. So erkennst du auf einen Blick, wo noch Luft ist und wo du nicht sparen solltest.

Termin sichern und Location finden, je früher, desto besser

Termin und Location sind die ersten Entscheidungen, von denen alles andere abhängt. Wer zu spät anfängt, verliert die besten Außenflächen und muss Kompromisse beim Datum eingehen.

Prüfe bei der Terminwahl: Gibt es Überschneidungen mit Urlaubszeiten, Feiertagen oder wichtigen Kundenterminen? Ein Freitagnachmittag oder ein früher Samstag sind bei Mitarbeitenden beliebter als ein Mittwochabend. Eine einfache Online-Terminabfrage unter den Kolleginnen und Kollegen erhöht die Teilnahmequote spürbar.

Welche Location eignet sich für ein Firmensommerfest?

Für das Firmensommerfest kommen ganz unterschiedliche Formate infrage: das eigene Firmengelände mit Außenbereich, Biergärten, Rooftop-Terrassen, Eventlocations im Grünen oder Industriehallen mit Außenfläche. Wichtige Kriterien beim Vergleich:

Indoor-Ausweichplan: Was bei Regen zu tun ist

Ein Schlechtwetter-Backup gehört zur Pflicht-Checkliste für jedes Outdoor-Sommerfest. Optionen: ein angemietetes Zelt direkt auf der Veranstaltungsfläche, eine angrenzende Halle oder die Vertragsklausel mit der Location, bei der der Innenbereich bei schlechtem Wetter genutzt werden darf. Lass dir die Innenbereich-Option schriftlich im Buchungsvertrag bestätigen, bevor du unterschreibst.

Gästeliste, Einladungen und Anmeldemanagement

Die Gästeliste bestimmt alles andere: Fläche, Catering-Menge und Programmformat. Entscheide früh, ob es ein internes Fest nur für Mitarbeitende wird oder ob Familienmitglieder und Kunden eingeladen sind – denn 40 Personen brauchen ein anderes Konzept als 150 mit gemischtem Publikum.

Verschicke die Einladungen 6 – 8 Wochen vorher, damit Mitarbeitende den Termin freihalten können. Setze eine klare RSVP-Frist, mindestens 3 Wochen vor dem Event und erinnere einmalig per Reminder-Mail. So planst du mit realistischen Zahlen statt mit Schätzwerten.

Frage bei der Anmeldung auch Besonderheiten ab: Lebensmittelallergien, vegetarische oder vegane Ernährung sowie Anforderungen an die Barrierefreiheit. Das erspart dir Stress kurz vor dem Fest.

DSGVO-Hinweis: Wenn du beim Sommerfest Fotos oder Videos aufnimmst und diese intern oder extern teilst, hol dir vorab die Einwilligung der abgebildeten Personen. Ein kurzer Hinweis im Einladungstext reicht als erste Maßnahme; lass das zusätzlich von deiner Rechtsabteilung absegnen.

Catering und Getränke: Mengen und Vielfalt

Beim Catering verzeiht niemand Fehler: Es ist der größte Kostenpunkt und der sichtbarste. Leere Platten oder lauwarme Getränke in der Mittagshitze – das bleibt in Erinnerung, auch wenn sonst alles stimmt.

Mengen realistisch kalkulieren

Plane für Getränke einen Richtwert von 400–500 ml pro Person und Stunde. Biete immer eine ausgewogene Mischung: Wasser und Softdrinks für alle, dazu Bier oder Wein als Option. Wer zu einseitig plant, riskiert Engpässe bei einzelnen Getränken und unzufriedene Gäste.

Beim Essen bewähren sich Fingerfood-Stationen und Grill-Buffets: einfach vorzubereiten, entspannt für die Gäste und ohne den Stau eines klassischen Menügangs. Vegetarische und vegane Optionen gehören von Anfang an fest ins Menü – nicht auf Nachfrage, sondern als gleichwertiger Teil des Angebots.

Nachhaltigkeit beim Catering: Mehrwegbecher statt Einweggeschirr

Wer beim Firmensommerfest auf Nachhaltigkeit achtet, ersetzt Einwegbecher durch hochwertige Mehrwegbecher. Das schont die Umwelt und hinterlässt bei Gästen einen deutlich stärkeren Eindruck als Plastikbecher vom Stapel. Individuell bedruckte Eventbecher mit Firmenlogo oder Sommerfest-Motiv werden schnell zum Gesprächsthema - und zum Erinnerungsstück, das Mitarbeitende nach dem Fest im Alltag weiterverwenden.

Bei CUPSTORYS bestellst du Mehrwegbecher ab 25 Stück. Im 3D-Konfigurator bringst du per Drag-and-Drop dein Logo, einen Schriftzug oder ein Foto direkt auf den Becher. Die Becher sind spülmaschinengeeignet und mehrfach wiederverwendbar – nach dem Sommerfest landen sie im Büroalltag, bei Meetings oder auf der nächsten Firmenveranstaltung.

Programm, Teambuilding und Unterhaltung

Ein gutes Sommerfest-Programm schafft den richtigen Rhythmus: genug Struktur, damit kein Leerlauf entsteht und genug Freiraum, damit Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen ungezwungen ins Gespräch kommen. Genau darin liegt der eigentliche Mehrwert eines Betriebsfests.

Aktivitäten-Ideen für das Firmensommerfest

Für das Rahmenprogramm stehen drei bewährte Formate zur Auswahl:

1. Sport und Outdoor: Beachvolleyball, Boule, Tischtennis, Wasser-Aktivitäten oder eine kleine Olympiade mit verschiedenen Stationen. Achte darauf, dass Aktivitäten für alle Fitnesslevel offen sind, niemand soll sich ausgegrenzt fühlen.
2. Kreativ-Workshops: Cocktail-Mixing, Mal-Workshops oder gemeinsames kreatives Arbeiten an einem Gruppenwerk. Solche Formate fördern Zusammenarbeit ohne Wettkampfdruck.
3. Musik und Showacts: Eine Live-Band oder ein DJ setzt Energie, ohne dass Gäste aktiv mitmachen müssen. Wer es ruhiger mag, fährt auch mit einer guten Playlist als Hintergrundmusik gut – entscheidend ist, dass die Musik zur Stimmung des Abends passt.

Erstelle einen Ablaufplan mit konkreten Zeiten – von Einlass und Begrüßung über erste Aktivitäten und Abendessen bis hin zu freiem Programm und Abschluss. Teile ihn intern mit allen Verantwortlichen; Dienstleister, Caterer, Musiker und Techniker erhalten zusätzlich ihren eigenen Zeitplan mit Aufbauzeiten.

Dekoration und Ausstattung: wie das Fest ein Gesicht bekommt

Dekoration und Ausstattung machen den Unterschied zwischen einem gesichtslosen Firmenevent und einem Fest, das in Erinnerung bleibt. Der einfachste Weg zu einem konsistenten Look: ein klares Farbkonzept oder ein Motto, das sich durch alle Elemente zieht, von der Tischdeko über die Einladung bis zum Getränkebecher.

Technik: was du früh klären musst

Ton und Licht sind die Punkte, die im Eifer der Planung gerne vergessen werden und kurz vor dem Fest zur größten Hektik führen. Geh diese Punkte durch, bevor du die Location verbindlich buchst:

Branded Eventbecher als Branding-Element

Individuell bedruckte Mehrwegbecher sind einer der wenigen Ausstattungspunkte, die gleichzeitig dekorieren, eine Botschaft transportieren und praktisch sind. Ein Becher mit Firmenlogo bringt das Unternehmens-Branding direkt in die Hand jedes Gastes - wirkungsvoller als Einwegwerbemittel.

Mit dem 3D-Konfigurator von CUPSTORYS gestaltest du deinen Eventbecher direkt online: Logo hochladen, Farbe wählen, Schriftzug einfügen: Dein individueller Sommerfest-Becher ist in wenigen Klicks fertig gestaltet. Die Becher sind spülmaschinengeeignet und mehrfach wiederverwendbar, so bleiben sie als Erinnerungsstück im Alltag deiner Mitarbeitenden.

Erhältlich in verschiedenen Größen von 0,25 l bis 0,5 l, passend für Softdrinks, Bier oder Cocktails. Partybecher in leuchtenden Farben oder klassische Logobecher im Unternehmensdesign: du entscheidest, welche Story dein Becher erzählt.